De waarde van een controller in de praktijk

In mijn blogs heb ik het regelmatig over de rol van de controller binnen een organisatie, maar wat is nu de waarde van een controller in de praktijk?
Het is leuk om te zien dat ook MKB ondernemers dat erkennen en de noodzaak ervan inzien. Een tijdje geleden kwam ik in contact met een ondernemer die een sterke behoefte had aan meer inzicht in de financiële positie van zijn bedrijf. In de gesprekken die volgden werd het volgende beeld geschetst. Zo op het eerste gezicht niet veel aan de hand, maar heel geleidelijk was hij het overzicht kwijtgeraakt.

Deze klant heeft een goedlopend bedrijf in de bouwsector. Hij heeft meer dan genoeg werk en is ook alle dagen druk in de weer om het personeel zo efficiënt mogelijk in te zetten en zo veel mogelijk toegevoegde waarde aan de klant te leveren. Vanuit financieel oogpunt is er ook weinig te klagen, en de administratie wordt verzorgd door een hardwerkende medewerker met goede vakkennis. Wat betreft de facturatie heeft men helaas nog wel eens achterstanden, niet zozeer door tijdsgebrek bij de administratie, als wel door tijdsgebrek bij de eigenaar die alle factuurvoorstellen zelf maakt. In alle drukte is dat een klusje wat nog wel eens blijft liggen. De facturen van leveranciers worden meestal wel netjes op tijd betaald.

Piekeren over de financiën

Zo op het eerste oog lijkt er niet zoveel aan de hand op het financiële vlak, maar de eigenaar zit toch steeds meer te piekeren over de financiën. Hoe kan dat? De reden hiervoor komt voort uit onzekerheid over de échte financiële positie van het bedrijf. Vragen als: hoe sta ik er nu echt voor met mijn bedrijf, kan ik die investering nu wel of niet doen, of kom ik nadien onverwacht in geldnood door andere uitgaven die onregelmatig plaats vinden.

Een andere vraag die speelt binnen zijn bedrijf, is of het verstandig is om nu een extra medewerker aan te nemen. Hoeveel kost dit uiteindelijk extra en hoeveel gaat deze toevoeging uiteindelijk opleveren? Wat betreft de handel in onderdelen leefden er vragen over het assortiment: welke artikelen leveren het meeste op, als je alle kosten meerekent.

Al met al geven al deze problemen de ondernemer toch de nodige financiële kopzorgen. In goed onderling overleg zijn we tot een plan van aanpak gekomen.

De aanpak

In een plan van aanpak heb ik een aantal stappen voorgesteld, waarvan de belangrijkste ervan het verkrijgen was van het nodige inzicht. Financieel inzicht krijgt men het snelste door middel van een KPI-Dashboard. Dit is een overzicht van de belangrijkste KPI’s (key performance indicatoren) die voor het bedrijf van belang zijn. Deze worden visueel getoond met intuïtief te begrijpen vormen en kleuren zodat in één oogopslag duidelijk is hoe het bedrijf ervoor staat.

Dit dashboard speelt een heel belangrijke rol in het proces van bewustwording. We laten namelijk exact zien welke werkelijke kritieke succesfactoren voor het bedrijf van belang zijn. En dit zijn dus niet alleen financiële, maar juist ook operationele KPI’s. Denk daarbij aan KPI’s zoals: aantal klant afspraken, aantal nieuwe leads, omzet, omzet per PMC, kosten, aantal klachten etc. Dit allemaal specifiek op het bedrijf zelf afgestemd.

Werken met een liquiditeitsprognose

Naar aanleiding van de grote onzekerheid ten aanzien van de beschikbare liquide middelen heb ik de liquiditeitsprognose opgezet. We zijn gaan werken met een liquiditeitsprognose die wekelijks bijgewerkt wordt en drie maanden vooruitkijkt. Daarmee wordt de ondernemer gedwongen om na te denken over de inkomende en uitgaande geldstromen. En de effecten die bedrijfsbeslissingen hierop hebben. Dit hoeft hij niet allemaal zelf te doen. Hij heeft het voorbereidende werk bij de administratieve medewerker gelegd, waardoor hij het zelf enkel hoeft te controleren. Wanneer er wat ontbreekt kan hij het aanvullen met de informatie die op dat moment nog in zijn hoofd zit.

Naast het verkrijgen van inzicht in de geldstromen zijn we gaan werken aan het vergroten van het inzicht in de winstgevendheid. We hebben de activiteiten van het bedrijf opgeknipt in verschillende diensten en doelgroepen. Voor elke zgn. product-markt combinatie zijn we gaan kijken naar de inrichting in het boekhoudpakket. Hiernavolgend hebben we de benodigde aanpassingen gemaakt. Nu kunnen de resultaten van de product-markt combinatie goed getoond en gevolgd worden in het dashboard.

Als gevolg van deze aanpak met verschillende stappen heeft de ondernemer veel meer grip op de zaak gekregen. Voor de ondernemer is het ook erg prettig dat er een grote bron van onrust is weggenomen. Hij kan met vertrouwen grote beslissingen nemen en weet wat de gevolgen ervan zijn.

Over Wijnveld Advies

Wij bieden de dienst “controller for a day” aan. Hierbij kan de klant beschikken over een ervaren all-round controller voor een afgesproken aantal uren per week, kwartaal of jaar. Zodoende kunt u beschikken over een financiële partner die sturing en advies kan geven. Ideaal voor de groeiende MKB-Ondernemer.