In 10 stappen naar goed debiteurenbeheer

In deze blog laten we u zien welke stappen belangrijk zijn voor het op orde hebben van uw debiteurenbeheer. De DSO-ratio (Days Sales Outstanding) geeft de gemiddelde termijn aan waarbinnen klanten uw facturen betalen. Een hoge DSO-ratio heeft grote invloed op de cashflow of liquiditeit van uw bedrijf. Het is dus verstandig om het aantal ‘debiteurendagen’ nauwlettend in de gaten te houden. Elk bedrijf is voor zijn succes afhankelijk van zijn klanten, mits de klanten op tijd betalen. Debiteuren die te laat of niet betalen kunnen zelfs een catastrofale impact hebben op uw bedrijf. Het blijkt dat ongeveer één vijfde van de bedrijven bij tijd en wijle in de financiële problemen komt door niet- of te laat betalende klanten.

Onderstaand stappenplan is een belangrijke leidraad voor goed debiteurenbeheer.

Stap 1: Maak tijd voor debiteurenbeheer

U moet tijd vrij maken voor debiteurenbeheer, ook al vindt u dit misschien niet het leukste om te doen. Organiseer debiteurenbeheer zo dat het een vast onderdeel wordt van de werkzaamheden. Breng deze taak onder bij iemand die goed overweg kan met klanten, iemand die harde afspraken kan maken en ook bevoegd is om betalingsafspraken te maken.

Stap 2: Ken uw klant

Zorg dat u vooraf weet met wie u zakendoet. Bij een nieuwe klant is het verstandig om vast te stellen dat hij daadwerkelijk degene is waarvoor hij zich uitgeeft. Is hij tekenbevoegd, roept zijn gedeponeerde jaarrekening vragen op of is hij misschien wel failliet?

Als u twijfelt over de financiële situatie van een klant, dan kunt u dit tegen betaling laten checken bij commerciële leveranciers van kredietinformatie.

De verzamelde informatie kun u gebruiken bij de afweging of en onder welke betalingsvoorwaarden u met deze klant in zee gaat. De informatie kan ook aanleiding geven om een kredietverzekering af te sluiten.

Stap 3: betalingstermijn is belangrijk

Het is verstandig om afspraken met een klant vooraf vast te leggen in bijvoorbeeld een offerte, opdracht- of orderbevestiging, of met algemene voorwaarden. Wettelijk is het uitgangspunt dat een klant direct bij levering moet betalen, maar in de praktijk is een betalingstermijn gebruikelijk.

• Hanteer een termijn van maximaal 30 dagen
• Houd klanten strikt aan de betalingstermijn. Als u soepel met de termijn omgaat, dan doen uw klanten hetzelfde en zal betaling nog langer op zicht laten wachten
• Neem op uw offerte, opdracht- of orderbevestiging en factuur de termijn duidelijk op
• Leg de afspraken vast en laat de klant voor akkoord tekenen

Afhankelijk van uw producten of diensten kunt u aangepaste betalingscondities hanteren. Bij een groot project waarbij u vooraf moet investeren, kunt u al bij de opdracht vragen om een aanbetaling. Ook kunt u afspreken dat u tijdens de looptijd van het project periodiek bedragen in rekening brengt. Zo spreidt u het risico en kun u uw eigen prestaties opschorten als de klant niet betaalt.

Stap 4: Algemene voorwaarden

Het kan vervelend zijn om bij een nieuwe klant direct te beginnen over alle financiële voorwaarden die u stelt. Omdat deze voorwaarden vaak terugkomen in de overeenkomsten, is het gebruikelijk en gemakkelijk ze op te nemen in de ‘algemene voorwaarden’. Algemene voorwaarden zijn een middel om moeilijkheden in een later stadium te voorkomen. In de algemene voorwaarden staan vaak bijvoorbeeld de standaard betalingstermijnen en incassobedingen. Zorg er wel voor dat de klant voor het sluiten van de overeenkomst op de hoogte is van de algemene voorwaarden door ze bijvoorbeeld mee te sturen met het contract.

Stap 5: Snelle facturatie

Hoe sneller u factureert des te sneller betaalt de klant. Zorg dus dat er geen achterstanden zijn bij het factureren en zorg ervoor dat de factuur bij de juiste persoon terecht komt.

Stap 6: Verstreken betalingstermijn

Neem telefonisch contact op met de klant zodra de betalingstermijn verstreken is. u hoort dan waarom de factuur niet is betaald en kunt een inschatting maken hoe snel de factuur alsnog betaald zal worden. Als de klant nog niet wil betalen omdat er iets mis is met de levering dan kunt u zelf actie ondernemen en zorgen dat u uw verplichtingen alsnog nakomt, zodat betaling daarna spoedig kan volgen. Wanneer er geen actie bij uzelf ligt kun je op basis van de verkregen informatie en de klantrelatie bepalen wat eventuele vervolgstappen zijn. Als is toegezegd dat het geld onderweg is en het staat na een aantal dagen nog niet op uw rekening dan kunt u een aanmaning sturen.

Stap 7: Aanmanen

Als de betalingstermijn is verstreken en de debiteur niet heeft betaald, dan is hij ‘in gebreke’. U kunt de klant een eerste herinnering sturen met het verzoek de factuur per direct te betalen. Geef hierbij aan om welke factuur het gaat en de datum waarop het geld binnen had moeten zijn. Als de klant nog steeds niet overgaat tot betaling dan kunt u een formele aanmaning sturen. Doe dit zowel via de gewone post als via een aangetekende brief met ontvangstbevestiging. Eventueel kunt u ervoor kiezen een incassobureau of deurwaarder in te schakelen.

Stap 8: Juridische middelen

Wanneer bellen en aanmanen niet heeft geleid tot betaling, dan kunt u op verschillende andere manieren er voor zorgen dat de schade beperkt blijft. Overleg hiervoor met een juridisch adviseur.

Stap 9: Debiteurenbeheer uitbesteden

Factoring is een manier om van uw incassozorgen af te zijn. u besteedt hierbij uw debiteurenbeheer uit aan een bank of factormaatschappij. Dit bedrijf neemt het betalingsrisico over. Zij zorgen ervoor dat u uw geld krijgt op de vervaldag van de facturen, ook als de klant nog niet heeft betaald. Het is dus tevens een vorm van kredietverzekering en een vorm van financiering. Voor deze diensten betaalt u de factor een bepaalde provisie.

Stap 10: BTW verrekenen

Als u over het afgelopen jaar klanten hebt die niet meer zullen betalen (dubieuze debiteuren), dan kun u de BTW verrekenen in de reguliere BTW aangifte. Hiervoor hoeft geen speciaal verzoek meer ingediend te worden.